O trabalho em home office tem suas especificidades e desafios. O principal deles talvez seja a comunicação. Quais as formas de se conservar uma comunicação clara e assertiva? Que ferramentas utilizar para que toda a equipe permaneça alinhada? Como garantir que o fluxo de informação continue tal qual no trabalho presencial? Veja em nosso artigo 12 estratégias para manter a eficiência da comunicação no home office.
Quando se fala em comunicação no home office, as adversidades de alinhamento da equipe se mantêm semelhantes às do trabalho presencial. Contudo, há diferenças brutais no modo de transmissão da informação, que passa a ser mediado por ferramentas, sejam elas sincrônicas ou não.
Por isso, aos que ocupam cargos de gerência e liderança, tem sido crucial dominar tais ferramentas e algumas técnicas de comunicação que dinamizam o fluxo de dados e conservam a sinergia entre os profissionais.
Separamos algumas dicas que podem ajudá-lo a manter uma boa comunicação no home office. Vamos a elas?
1. AFINE AS EXPECTATIVAS
Como gestor, deixe claro o que espera e não abra brechas para suposições. Invista na transparência ao compartilhar as informações e alinhe as expectativas da equipe. Exponha a cada colaborador qual é a melhor forma de realizar as tarefas de modo remoto e enfatize quais são os resultados que você espera. Explicite possíveis adaptações em relação ao acompanhamento de resultados e se coloque aberto para dar e receber feedbacks constantemente.
2. DEFINA QUAIS FERRAMENTAS SERÃO UTILIZADAS
As novas ferramentas de comunicação (Skype, Google Hangouts, Zoom, Adobe Connect etc.) possibilitam interações contínuas, diretas e em tempo real entre os colaboradores, sendo fundamentais para promover o alinhamento da equipe e a dinamização do fluxo de comunicação no home office.
Escolha a que seja adequada à realidade e às necessidades de seu time e, caso necessário, promova treinamentos para que todos consigam utilizar as funcionalidades proporcionadas pela plataforma de modo fluido e contínuo.
3. RECORRA A FERRAMENTAS DE GESTÃO DE PROJETOS E EQUIPES
Por meio de ferramentas para gestão de projetos (Trello, Asana, Podio, Artia etc.) é possível estruturar a rotina de trabalho de todos os colaboradores, organizar o planejamento das atividades, listar as tarefas e seus responsáveis, estabelecer os prazos de entrega e indicar os resultados esperados.
Algumas dessas plataformas chegam a ter funcionalidades úteis como visualização de linha do tempo do cronograma, controle financeiro, sistema de apontamento de horas, relatórios de desempenho, kanban etc. Além disso, elas costumam ter um painel onde cada colaborador pode indicar o status de sua atividade, permitindo a todos os membros acompanhar a situação, dinamizando assim a comunicação no home office.
4. FAÇA VIDEOCONFERÊNCIAS
O recurso de videoconferência é fundamental para que os colaboradores possam ver uns aos outros e falar sobre a rotina de trabalho, as dificuldades enfrentadas, as atividades pendentes e os resultados alcançados.
Ademais, elas permitem ao gestor verificar as reações e linguagem corporal de seus colaboradores, seu estado físico e emocional. Em tempos atuais, e tendo em vista o processo repentino de adaptação de muitos profissionais à circunstância do home office, cabe ao gestor observar a saúde de seus colaboradores. Para isso, estabeleça também momentos de comunicação individual com cada profissional. Esse contato mais pessoal e a abertura para acolhimento permitirão o estabelecimento de parcerias mais sólidas e saudáveis.
5. ALINHE QUANDO UTILIZAR COMUNICAÇÃO SÍNCRONA E ASSÍNCRONA
Com o excesso de canais de comunicação, os profissionais podem ter dúvidas sobre qual canal utilizar em cada momento. Por isso, é importante sinalizar à equipe as diferenças entre canais de comunicação síncrona e assíncrona e suas melhores funcionalidades quando se fala em comunicação no home office.
A comunicação síncrona — aquela na qual duas pessoas ou mais estão se falando naquele momento — é ideal para assuntos urgentes, complexos e mais detalhados. A videoconferência e a ligação por telefone, por exemplo, são exemplos de ferramentas utilizadas para esta modalidade de comunicação.
Já a comunicação assíncrona — conversas que são dissociadas do espaço-tempo — é útil para fazer solicitações ou perguntar sobre informações que não sejam urgentes. Ferramentas de comunicação interna e aplicativos de mensagens podem ser recomendadas no caso de dúvidas que não precisam ter resposta imediata. O e-mail também é um recurso bastante eficiente para este tipo de comunicação e ainda é considerado um dos meios mais formais.
6. ESTABELEÇA UMA ROTINA DE COMUNICAÇÃO DIÁRIA
Promova um momento diário de comunicação no home office por meio de uma reunião breve (entre 15 e 20 minutos) com todos os membros de sua equipe, seja no início e/ou no final do expediente.
Dessa forma você estabelece um período no qual todos os colaboradores se comunicam juntos, podendo coordenar suas ações, oferecer ideias, ajuda e sugestões. Além disso, desta forma os profissionais conservam o contato diário com seus colegas, como no cotidiano do trabalho presencial, o que aumenta a sinergia do time.
7. NA DÚVIDA, “PEQUE” PELO EXCESSO
No caso de trabalhos remotos, em que as pessoas nem sempre têm acesso facilitado às outras, opte sempre por comunicar mais.
Se acha que seu colaborador pode precisar de certa informação, diga a ele, mesmo que a pergunta não tenha sido feita. Se achar que não explicou algo claramente a sua equipe, faça uma verificação final e, se necessário, esclareça novamente. Assim você diminui as possibilidades de mal-entendidos ou suposições erradas.
8. DELIMITE HORÁRIOS, MAS SE COLOQUE DISPONÍVEL
Deixe claro seus horários e hábitos de trabalho, orientando os profissionais a limitarem o contato, sempre que possível, ao período de trabalho. Contudo, para manter a fluidez da comunicação no home office, se coloque disponível para responder alguma urgência fora dos horários estipulados. Pode ser que algum profissional tenha dificuldade para realizar uma tarefa e precise contactar você para continuar o trabalho. Assim, em situações excepcionais, é importante que você atenda ao chamado e auxilie na solução do problema.
9. CRIE O HÁBITO DE RESPONDER PRONTAMENTE
Incentive seus colaboradores a responder prontamente a mensagens, atender (vídeo)chamadas e ouvir correios de voz. Lembre-os que a informação pode ser urgente e que retê-la pode paralisar parte do trabalho de alguém. Incentive-os a priorizar as respostas de acordo com o nível de importância da decisão, o prazo e outros fatores relevantes que propicie maior eficiência na comunicação no home office.
10. NÃO INTERROMPA CONSTANTEMENTE SUA EQUIPE
Para executar algumas tarefas, é importante que as pessoas reservem períodos de maior concentração. Para isso, oriente-as a bloquear suas agendas e, se necessário, a desativar suas notificações.
Ferramentas que fazem a integração da agenda são úteis aqui. Assim, todos ficam cientes dos períodos de disponibilidade de cada colaborador. E claro, sempre que possível, respeite você também esses momentos. Se precisa de uma informação, envie uma mensagem e aguarde pela resposta. Confie que, assim que possível, será respondido.
11. RESOLVA SITUAÇÕES COMPLEXAS COM UMA LIGAÇÃO
Formas de comunicação escrita, como e-mail e mensagens de texto, têm maior probabilidade de provocar mal-entendidos e interpretações dúbias. Por isso, em caso de problemas emergenciais ou situações que possam dar margem a suposições, considere ligar para a outra pessoa e passar as informações de forma mais detalhada. Lembre-se de que o diálogo direto é a forma mais fácil de resolver falhas de comunicação no home office.
12. MANTENHA OS FEEDBACKS POSITIVOS E CONSTRUTIVOS
Muitos feedbacks, em especial positivos, acontecem no ambiente físico durante o cotidiano do trabalho, seja com um rápido comentário quando alguém o procura, seja ao encontrar um profissional no corredor etc.
O home office elimina a possibilidade dessas circunstâncias. Por isso, reserve um momento durante as reuniões para motivar sua equipe, elogiar as atividades, comentar as entregas e parabenizá-los. Mantenha também as críticas construtivas e estabeleça um espaço acolhedor no qual os colaboradores possam se comunicar abertamente, resolvendo problemas e produzindo melhores resultados.
Siga nossas dicas e melhore a comunicação entre sua equipe, mesmo a distância.
MASTERMIND SAMPA
Autor: Walter Kaltenbach
Diretor da MasterMind e Fundação Napoleon Hill
walter@mastermind.com.br
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