O home office já era tendência e ganhou impulso com a pandemia de covid-19, que gera a necessidade de permanecer em isolamento social.
Essa nova realidade exige adaptação dos profissionais, que precisam continuar exercendo suas funções de maneira produtiva.
Por isso, preparamos este artigo sobre regras para reuniões virtuais. Nele, compartilhamos 12 dicas de boas práticas para garantir produtividade e etiqueta.
A pandemia de covid-19 chegou de maneira repentina e trouxe transformações drásticas, que geraram a necessidade de entender melhor sobre regras para reuniões virtuais.
Isso porque o isolamento social aumentou o número de empresas que atuam no modelo home office e os profissionais precisam se adaptar a essa nova realidade.
Conforme informações do Instituto de Pesquisa Econômica Aplicada (Ipea), em novembro de 2020, 17,4% dos rendimentos de trabalho no Brasil resultava dessa prática. E a tendência é que o home office continue crescendo, mesmo no pós-pandemia.
A explicação é que esse modelo de trabalho agora é o padrão de, no mínimo, 43% das empresas brasileiras. Além disso, recebe aprovação de 80% dos gestores.
Nesse contexto, é fundamental se atentar às suas particularidades, cumprindo princípios básicos de produtividade e etiqueta. Continue lendo este texto e saiba como realizar as melhores práticas e garantir um bom desempenho.
REGRAS PARA REUNIÕES VIRTUAIS: 12 DICAS PARA AUMENTAR A PRODUTIVIDADE E GARANTIR A ETIQUETA
Aumentar a produtividade e manter a etiqueta no trabalho é extremamente importante, mesmo em tempos de pandemia e home office. Por isso, apontamos 12 regras para reuniões virtuais.
Confira nossas dicas:
Horários de trabalho devem ser respeitados
Apesar de estar em ambiente virtual, reuniões devem ser realizadas no horário de trabalho, considerando, inclusive, diferenças de fuso horário. Também é essencial respeitar a carga horária acordada com os colaboradores. Essa medida demonstra respeito e torna o processo mais organizado e produtivo.
Economize tempo com o envio de documentação
Toda vez que a reunião for abordar um conteúdo presente em materiais e documentos, estes devem ser enviados com antecedência. Assim, todos conseguem se preparar e ter um melhor desempenho na interação. Além disso, essa prática possibilita ganhar tempo.
Teste a plataforma com antecedência
Softwares e aplicativos podem apresentar falhas que comprometam sua reunião. Por isso, é importante testá-los e garantir que todos os participantes tenham acesso à plataforma escolhida.
Tenha em mente que o teste antecipado permite baixar um novo programa a tempo, caso seja necessário.
Garanta uma comunicação educada e organizada
Se for liderar uma reunião, não se esqueça de cumprimentar quem participa. Não precisa citar o nome de todos os presentes, especialmente se a lista for longa, mas é necessário agradecer pela presença.
Além disso, o tempo de cada pessoa falar deve ser respeitado e as interrupções evitadas para não causar ruídos de comunicação.
Defina o melhor espaço para trabalhar
Dentro de uma casa, alguns ambientes são naturalmente mais barulhentos e movimentados que outros. Por isso, se for possível, substitua os locais que causam distração por espaços mais tranquilos, que favoreçam a concentração.
Cuidado com a webcam
Sempre que utilizar a webcam, certifique-se de que o ângulo está adequado. Desse modo, os participantes da reunião poderão visualizar suas expressões faciais no vídeo.
Também é aconselhável tomar muito cuidado com a exposição da sua família. Lembre-se de avisar aos que moram na mesma casa sobre a reunião, evitando assim que eles apareçam diante da câmera.
Não descuide da aparência
Não é porque a reunião é on-line que está liberado aparecer de pijama ou despenteado. Essa postura é problemática porque compromete sua credibilidade, além de chamar a atenção dos participantes e tirar sua concentração.
Por isso, anote aí: uma das importantes regras para reuniões virtuais é se apresentar de maneira profissional. Assim, você não se torna o assunto da equipe. A luminosidade pode interferir na sua imagem, tenha luzes que possam abrilhantar a sua imagem e não ofuscar.
Exercite a tolerância
As pessoas, em geral, estão vivenciando um momento tenso e nem todo mundo está habituado a utilizar ferramentas eletrônicas.
Sendo assim, é de suma importância mostrar-se paciente e empático com problemas que a equipe possa enfrentar.
Convide as pessoas certas para a videoconferência
Nem todos os profissionais de uma empresa precisam estar presentes em uma reunião. Determinados assuntos são direcionados a apenas uma parcela da equipe. Sendo assim, saiba quem deve convocar e otimize seu tempo e o dos colaboradores.
Encare a câmera
Essa dica é muito importante quando falamos de regras para reuniões virtuais. Olhe para a câmera a fim de demonstrar que está comprometido com o assunto tratado na videoconferência. Não fique olhando para sua imagem ou das pessoas. Pois quando você olha para a câmera, todos vão ter a sensação que você esta dizendo diretamente para eles.
Se for necessário, desative o vídeo
O ideal é manter o foco durante todo o tempo em que a reunião durar. Porém, se tiver que realizar alguma atividade urgente, como ir ao banheiro, não se exponha: você sempre tem a opção de desativar o vídeo.
Não grave a reunião sem perguntar
Gravar uma reunião sem que os envolvidos estejam cientes não é de bom tom por se tratar de uma prática invasiva. Por isso, todos devem ser avisados e consentir com a gravação.
Agora que você conhece as principais regras para reuniões virtuais, está pronto para participar de videoconferências realizadas em função do trabalho. E, se este conteúdo o ajudou, deixe um comentário e compartilhe para que também seja útil a outras pessoas.
MASTERMIND SAMPA
Autor: Walter Kaltenbach
Diretor da MasterMind e Fundação Napoleon Hill
walter@mastermind.com.br
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